Seit Mitte März 2020 ist aufgrund der steigenden Anzahl an Covid-Infektionen der Anteil der Unternehmen, die ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken drastisch gestiegen. Homeoffice war bisher vor allem in Branchen mit dem Schwerpunkt E-Commerce und Digitalisierung verbreitet. Der Ausbau der digitalen Infrastruktur erlaubt nicht erst seit gestern, dass ein Arbeitnehmer seine täglichen Aufgaben im Prinzip auch von Zuhause aus erledigen kann. Aus einer Statistik des Digitalverbandes Bitkoms aus dem letzten Jahr geht hervor, dass sich der Anteil der Unternehmen, die Homeoffice erlauben in vier Jahren fast verdoppelt hat. Waren es im Jahre 2014 noch 22 Prozent, lag die Zahl 2018 schon bei 39 Prozent. Offizielle Zahlen zum momentanen Anstieg gibt es noch nicht. Klar ist aber wohl, dass es seit einigen Wochen einen enormen Zuwachs gibt, insbesondere bei großen Unternehmen, Versicherungen und Behörden. Wenn es irgendwie machbar ist, soll die Arbeit von der Wohnung aus verrichtet werden.

Teamwork im Homeoffice organisieren

Die erste große Herausforderung bei der plötzlichen Umstellung auf Homeoffice ist die Organisation der Arbeitszeiten und der regelmäßigen Meetings. Eine nähere Auswertung der oben erwähnten Studie des Digitalverbandes Bitkom ergab, dass in der Vergangenheit die meisten Unternehmen neben dem optionalen Homeoffice feste oder flexible Anwesenheitstage im Betrieb vorgeschrieben hatten. Es gab also regelmäßige Teammeetings und gegenseitigen Austausch. Eine Option, die nun für die nächsten Wochen, wenn nicht Monate, wegfällt. Die Furcht vieler Führungskräfte vor einem Kontrollverlust liegt auf der Hand. 

Wie also lässt es sich organisieren, dass die Arbeitsabläufe auch über die Distanz reibungslos funktionieren? Viele Firmen, die aufgrund der Corona-Krise quasi über Nacht dazu gezwungen wurden, das Homeoffice für große Teile der Belegschaft einzuführen, sehen sich  zunächst in erster Linie mit formalen Problemen konfrontiert. Sei es die Erstellung einer Änderungsvereinbarung Homeoffice zum jeweiligen Arbeitsvertrag, sei es die Organisation von Arbeitsmitteln für den Arbeitnehmer. Erst im zweiten Schritt fällt vielen Firmen nun auf, dass Homeoffice weit mehr bedeutet, als den Arbeitnehmer mit einem Smartphone und einem Laptop auszustatten. 

Verbindliche Regeln gemeinsam festlegen

Wichtig ist, dass der Mitarbeiter weiß, was während der Homeoffice-Zeiten von ihm erwartet wird. Um sicher zu stellen, dass die Beschäftigten in der momentan ohnehin belastenden Situation ihre Motivation nicht verlieren, ist es wichtig, das Team im Homeoffice nicht auf sich allein gestellt zu lassen. Für den einzelnen ist es ohnehin schwer, die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen. Und aufgrund der fehlenden Vorbereitungszeit und unter den gegebenen Umständen wird diese Problematik noch verschärft, beispielsweise wenn noch Kinder mit Haushalt sind oder auch Partner oder Mitbewohner plötzlich von der Wohnung aus arbeiten. Nachdem also die technischen und organisatorischen Grundfragen geklärt wurden, ist es spätestens jetzt an der Zeit, sich um die Arbeitsorganisation zu kümmern – für den Einzelnen und für das Team.

Man kann beispielsweise gemeinsam an einem Teamkodex festlegen und gemeinsame Homeoffice-Leitlinien aufstellen. In einem Teamkodex werden Verhaltensstandards festgelegt, die für alle Teammitglieder verbindlich sind. Homeoffice Leitlinien können beispielsweise eine Kernanwesenheitspflicht am Rechner beinhalten. Anders als in einem “normalen” Bürobetrieb, ist besonders die neue Form von Kommunikation schwierig zu lernen. Der informelle Informationsaustausch während der Kaffeepause oder auf dem Gang fehlt. Vielen wird erst im Homeoffice bewusst, wie viele “geschäftliche” Fragen in der Pause mal eben zwischendurch tatsächlich schnell und unbürokratisch im Arbeitsalltag geklärt werden. Im Homeoffice ist für so etwas eine E-Mail oder ein Anruf erforderlich. 

Zeitvorgaben mit Flexibilität

Und hier ergibt sich schon ein weiteres Problem: Wenn der Mitarbeiter nicht sofort auf einen E-Mail antwortet, kann das schnell Misstrauen erwecken. Sitzt der Kollege wirklich an seinem Rechner im Homeoffice oder schaut er gerade Netflix? Klar ist wohl jedem: Wer von zuhause aus arbeitet und vielleicht noch einen Haushalt mit Kindern hat, wird im Homeoffice nicht 8 Stunden hintereinander am Rechner sitzen können. Er ist gezwungen, seine Zeit effizient zu organisieren. Doch wenn im Team nicht klar ist, wer wann wo seine Arbeit verrichtet, dann kann das zu Spannungen führen. Sinnvoll ist es also im Vorfeld festzulegen, welche Kernzeiten gelten und innerhalb welcher Frist beispielsweise auf E-Mails geantwortet werden muss. Eine solche Regelung lässt sich am besten gemeinsam mit dem gesamten Team finden.