Im laufenden Urlaubsjahr sollten Arbeitgeber die Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter genau prüfen. Hat ein Arbeitnehmer seinen im Arbeitsvertrag vereinbarten Jahresurlaub noch nicht vollständig eingereicht, besteht für die Personalabteilung jetzt Handlungsbedarf! Denn laut Bundesarbeitsgericht (BAG) verfällt nicht genommener Resturlaub nicht mehr automatisch.

Arbeitgeber muss auf Urlaubsanspruch hinweisen

Doch woraus leitet sich die neue Pflicht her? Im Gesetz findet man keine konkrete Aussage. In § 7 Absatz 3 Satz 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist zur Frage einer etwaigen Hinweispflicht nichts geregelt. Aus dem Gesetz lässt sich lediglich entnehmen, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Abweichungen sieht der Gesetzgeber nur vor, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen. Viele tarifliche und betriebliche Regelungen sehen zudem vor, dass der Urlaub bis in das erste Quartal des Folgejahres übertragen werden kann. Auch in individuellen Arbeitsverträgen kann die Übertragbarkeit von Urlaubsansprüchen vereinbart werden. Ohne eine spezielle Vereinbarung im Arbeitsverhältnis muss der Urlaub also im laufenden Kalenderjahr genommen werden.

Arbeitgeber trägt Beweislast für freiwilligen Verzicht

Das Bundesarbeitsgericht hat unter Berufung auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs seine bisherige Rechtsprechung nun geändert.

Die fragliche Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) stammt bereits aus dem November 2018 ergangen war. In dem entschieden Fall ging es um die Frage der Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Az. C-684/16). Konkret war zu klären, ob der Anspruch auf Auszahlung der Abgeltung verfällt, wenn ein Arbeitnehmer den Urlaubsantrag nicht rechtzeitig vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses eingereicht hat. Geklagt hatten zwei Beschäftigte, die bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses vom Arbeitgeber keine Entschädigung für nicht genommene Urlaubstage erhalten hatten. Begründung des Arbeitgebers: Der Urlaubsanspruch sei verfallen, weil kein Urlaubsantrag gestellt wurde.

Laut europäischer Arbeitszeitrichtlinie besteht jedoch ein Anspruch auf Abgeltung des Resturlaubs immer,  wenn Urlaubstage vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht genommen wurden. Der Urlaubsantrag des Arbeitnehmers wird in der Richtlinie als Voraussetzung für den Abgeltungsanspruch des Arbeitnehmers gar nicht erwähnt. Folglich entschied der EuGH, dass ein Arbeitnehmer seinen Abgeltungsanspruch nicht verliert. Selbst, wenn er zuvor keinen Urlaubsantrag gestellt hatte. Etwas anderes könne nur gelten, wenn der Arbeitnehmer in vollem Bewusstsein über die Folgen ausdrücklich auf den Urlaub verzichtet habe.

Arbeitgeber darf keinen Urlaub aufzwingen

Wenn der Arbeitgeber sich auf einen solchen freiwilligen Verzicht des Arbeitnehmers berufen wolle, trage er die Beweispflicht. Die Richter am EuGH verwiesen auf die schwache Position des Arbeitnehmers. Aufgrund seiner unterlegenen Position könne der Arbeitnehmer eventuell Nachteile befürchten, wenn er seine gesetzlichen Ansprüche geltend mache.

Die Richter am Bundesarbeitsgericht haben diese Rechtsprechung nun auch für bestehende Arbeitsverhältnisse übernommen. Der Unternehmer muss in Zukunft alle Arbeitnehmer auf bestehende Urlaubsansprüche, ausdrücklich hinweisen (Az. 9 AZR 541/15). Und zwar rechtzeitig, bevor sie verfallen. Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch deutlich gemacht, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer von sich einen Urlaub zu verordnen. Ein freiwilliger Verzicht auf Urlaub ist also weiterhin möglich. Doch im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass der Arbeitnehmer freiwillig auf den Urlaub verzichtet hat.

So weisen Sie Ihre Arbeitnehmer auf den Resturlaub hin

Spätestens im September/ Oktober des laufenden Jahres sollten Sie sich einen Überblick über die offenen Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter verschaffen. Sofern einzelne Mitarbeiter Ihren vollen Jahresurlaub noch nicht eingereicht hat, besteht Handlungsbedarf. Weisen Sie die betreffenden Mitarbeiter auf die Anzahl der offenen Urlaubstage hin. Teilen Sie ihnen mit, wann diese Urlaubstage spätestens genommen werden müssen, damit sie nicht verfallen. Das sollte zu Beweiszwecken immer schriftlich erfolgen. Daher sollte Arbeitnehmer in jedem Fall durch seine Unterschrift bescheinigen, dass er den Hinweis zur Kenntnis genommen hat. Falls es aus betrieblichen Gründen oder auch aufgrund privater Umstände des Mitarbeiters nicht möglich ist, den Urlaub noch im laufenden Urlaubsjahr zu nehmen, muss eine Lösung gefunden werden. Insofern sollten Sie sich zusammensetzen und die weiteren Schritte planen. In vielen Betrieben ist es möglich, den Urlaub mit ins Folgejahr zu nehmen. Schließlich kommt auch eine Auszahlung in Betracht. Treffen Sie eine individuelle Vereinbarung oder regeln Sie auf betrieblicher Ebene, wie mit den Resturlaubsansprüchen im Betrieb vorgegangen wird. 

Auszahlung von Urlaubsansprüchen bleibt Ausnahme

Die Auszahlung von Urlaub im laufenden Arbeitsverhältnis ist im Gesetz eigentlich nicht vorgesehen. Die Gewährung des Urlaubs und damit die Erholung der Arbeitnehmer muss grundsätzlich umgesetzt werden. Nur für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis endet, bevor der Urlaub genommen werden kann, darf eine Urlaubsabgeltung verlangt werden.  Sie müssen als Arbeitgeber also keinesfalls darauf eingehen, wenn ein Beschäftigter lieber Geld statt Urlaub hätte. Im Gegenteil: Dies ist sogar risikobehaftet. Denn der Mindesturlaub ist jedem Arbeitnehmer gesetzlich garantiert. Der Gesetzgeber hat ausdrücklich die Erholung in den Vordergrund gestellt. Um zu vermeiden, dass im Nachhinein noch Ansprüche auf Urlaubstage erhoben werden, sollte eine Urlaubsabgeltung immer schriftlich vereinbart werden.